GED è una web application portabile su tutte le principali piattaforme. Multiaziendale e multilingua con sistema granulare di permessi sui documenti. Profilazione utenti su tre livelli. Classificazione dei documenti secondo criteri standard e secondo criteri completamente personalizzabili. Collegamenti di cartelle e navigazione virtuale tra i documenti. Caricamento immagini integrato direttamente dai vari modelli di camere digitali. Pubblicazione, distribuzione, trasferimento dei documenti e supporto all'editing ed alla produzione. Massima scalabilità. Integrazione in JSYNERGY e con le features dei vari sistemi operativi lato client. Monitoraggio sugli accessi ed attività, mailing automatico definibile dall'amministrazione. Compatibile con tutti i database.

GED cartelle
I documenti e tutti gli oggetti vengono memorizzati in elementi logici denominati cartelle. Si tratta dell'equivalente di un classificatore che oltre agli oggetti contiene informazioni di classificazione, note, sito di stoccaggio del cartaceo, informazioni relative alla pubblicazione del documento e dati sul tracciamento delle attività svolte su di esso. Le cartelle sono raggruppate per tipi definibili dagli amministratori.

Documenti
Il singolo oggetto, di qualsiasi formato sia, viene custodito all'interno di un documento, il quale contiene una descrizione, informazioni ed il collegamento all'oggetto.

Interoperatività
La struttura di GED è progettata per supportare al massimo il lavoro di equipe. Un utente può caricare un oggetto nel sistema senza completare le informazioni ad esso riferite, successivamente altri utenti possono integrare le informazioni e terminare la catalogazione dell'oggetto. Tutte queste attività sono controllate da un capillare sistema di autorizzazioni, permessi e profili di utenza, inoltre vengono registrate sul log di di sistema.

Ufficializzazione
Le cartelle o i singoli documenti in esse contenuti sono soggette alla ufficializzazione da parte di chi è abilitato. Documenti ufficializzati possono solamente essere consultati, ma non più modificati

Ricerche
Le cartelle sono catalogate secondo diversi criteri, alcuni fissi ed altri parametrizzabili. Ricerca testuale sulla descrizione della cartella, per argomenti su più livelli, per commessa e sottocommessa. E' possibile cercare per utente curatore e per intervalli temporali. Oltre alle chiavi standard l'utente può definire per ogni tipo di cartella un ulteriore insieme di chiavi custom per la catalogazione.

Collegamenti
GED supporta i collegamenti logici tra cartelle. Con una semplice azione è possibile mettere in relazione due o più cartelle aumentando la fruibilità dei documenti.

Notifiche eMail
Notifiche automatiche via mail a varie liste di distribuzione sulle attività svolte sulle cartelle.

Cartelle in evidenza
Le Cartelle in evidenza sono un importante supporto alla distribuzione delle informazioni in azienda. GED evidenzia le cartelle desiderate ad utenti gruppi o aziende finchè questo non vengono visionate garantendo così una informazione capillare ed efficace in tutti i rami dell' azienda.

Permessi
La sicurezza e la riservatezza dei dati sono un aspetto sempre più rilevante che deve essere considerato.
Ogni oggetto gestito dal sistema è soggetto ad un regime di autorizzazioni mediante permessi su singoli utenti, unità operative o intere aziende. Il sistema fornisce strumenti di supporto che consentono una gestione snella delle autorizzazioni, liberando l'amministratore dall'onere di assegnare singolarmente i permessi.

Livelli di utenza
La profilazione delle utenze consente di autorizzare diverse operatività in base alle fasce di utenza.

La comodità di scaricare un manuale durante una visita ad un cliente o di personalizzare un rapporto direttamente durante una ispezione. Dimenticare la ricerca di documenti o di fotocopie nei vari hard disk o servers aziendali, non chiedere più al reparto contabile una determinata fattura, perchè tutto è sempre disponibile ovunque. Conservare il patrimonio storico dell'azienda, archiviare e distribuire circolari, foto, immagini, filmati e ogni tipo di oggetto. Archiviare le foto direttamente dalla fotocamera digitale e catalogarle per argomenti

Editing distribuito co-operativo
L'architettura web di GED fornisce in ambito WAN un insieme di funzioni di editing facilities che perseguono l'obiettivo di supportare l'editing contemporaneo in equipe da sedi diverse.

Standardizzazione
Questa architettura ha oggettivi vantaggi di standarizzazione delle informazioni, sicurezza e reperibilità delle medesime. Uno spazio di lavoro ottimale, che soddisfa sia le esigenze di condivisione delle informazioni sia le esigenze di riservatezza per i propri documenti.

Documenti
Una speciale funzione consente di caricare nel sistema gruppi di documenti di qualsiasi formato e dimensione con una semplice azione. Successivamente si possono integrare con informazioni aggiuntive. Il sistema associa ad ogni cartella il contenitore dove è conservata la copia cartacea dei documenti.

I documenti sono disponibili sempre ed ovunque, grazie alla natura stessa di GED. Se in una certa sede si necessita operare con un documento originale in formato elettronico, con le dovute autorizzazioni lo si scarica e dopo la lavorazione con un semplice click del mouse viene rimesso in linea nel GED, senza dovere utilizzare protocolli di trasferimento dati o software particolari.

Volumi di stoccaggio
I dati vengono memorizzati su volumi di stoccaggio consentendo di distribuire la capacità di memoria sulla intera rete aziendale utilizzando unità di stoccaggio di diversa natura: hard disk, array ottici ecc.

Portabilità
Le avanzate tecnologie utilizzate per lo sviluppo di GED sono un punto di forza a vantaggio dell'utenza, infatti l'applicativo funziona su tutti i maggiori sistemi operativi proprietari o open source, e sulle varie piattaforme hardware utilizzate nelle realtà aziendali. Integrazione con gli ambienti Windows e Linux. Il GED si appoggia a qualunque database anche già presente in azienda ottimizzando il costi e le risorse.

Scalabilità
GED cresce con l'azienda e con le sue necessità. Operando dal PC stand alone a tutti i tipi di server fino alle macchine in cluster non ha praticamente limiti di crescita.

INTEGRAZIONE IN JSYNERGY
GED è un modulo di JSYNERGY il contenitore di web applications. Jsynergy autentica gli utenti e questi accedono ai vari applicativi con tre diversi livelli di profilazione. Jsynergy implementa le specifiche di riservatezza e di sicurezza di GED e le estende anche agli altri moduli. Questa architettura consente di integrare appplicativi verticali sviluppati ad hoc sulle esigenze del committente, con elevate caratteristiche di integrazione, comunicazione ed uniformità.